終身会費振込済みの方に、会費の払込票が送られた件のお詫び

拝啓　平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申しあげます。
このたび、終身会費支払い済みの方に、誤って会費の払込票が送られた件に関して深くお詫び申し上げます。本事象が発生した経緯、ならびに今後に向けた改善についてご報告申し上げ、今後、再発防止できますよう努力して参る所存でございます。

【経緯】
・2021年2月9日

同窓会事務局に当社SEが出向し、ご担当者の指示の元に、封入物や封筒表面に貼るタックシールが異なる３区分にデータを分割して宛名用紙を出力する作業を行い、会費の払込票を封入しない２区分の印刷を終えました。

・2021年2月16日

当社SE出向により、残りの、払込票を封入する残り１区分（8715枚）の印刷作業の開始に立ち合い、印刷が順調に進んでいることを確認して退出いたしました。

・2021年3月4日

終身会費を納入済みの会員２名から、払込取扱票が封入されているとの問い合わせが事務局に届いているとの連絡を受け、２日目に印刷した8715毎に、本来であれば１日目に印刷されなければならなかったデータ399件が含まれており、払込票が封入されたことが判明いたいました。

【原因】
現行の会員システムでは、今回の様なご要望を担当者がごく簡単に作成する術が整っておらず、汎用の抽出機能やExcel出力機能により仕分けをする必要があります。
そこで、当社SEが代理出力の依頼を受け出向しましたが、データの抽出条件はデータ出力当日に現地で判明し、口頭により指示を受けた際に、担当SEが、「終身会費支払い済みの方（終身会員）」という区分を、初日に印刷した「８０歳以上の方（会費免除）」という区分と同一であると思い込んでデータを作成したことが発端となりました。

加えて、本来ですと作成したデータの成否をご担当者様に確認いただくべきところですが、当日発注ゆえに確認いただくためのツールが準備出来ていない事もあり、３区分のデータの件数のみの伝達で印刷の工程に進んでしまったことで、ご担当者様が当社のミスに簡単に気付く術を提供できなかったため、このような事態に至りました。
弊社としては、限られた時間の中で、できる限りの対策は講じていたつもりですが、それが十分でなかったことを反省いたしております。

【改善策】

• データ作成の抽出条件については、事前に書面、またはメールにて指示をいただきます。
• データ作成後に、作成条件の成否を確認いただける帳票や一覧データをご用意し、ご担当者様に正否を確認いただきます。
• 当社負担にて、会員システムについて下記の改修を行い、実務担当者様が平素より当該データの件数を事前に簡単に把握しやすくなるような措置を講じます。
  １)「検索・編集」画面に、下記の改修を行います。
  

  a. 会費免除、終身会員、一般会員、他大学卒の４区分を表示し、検索機能を設置します。
  b. 一般会員、他大学卒の会費の最終充当年度を表示いたいます。
  c. 生存フラグでの抽出機能を設置し、初期画面として生存者のみを表示するようにします。

  ２)「ラベル・帳票出力」→「充当条件抽出」を改修し、ここ２～３年にデータ抽出のご依頼を受けた内容でデータを抽出できる機能に変更いたします。

  a. 年齢（卒業年度）による抽出
  b. 当年会費の支払い状況による抽出（納入or未納、会費免除、終身会費別）

取り急ぎ、お詫びと対策のご連絡まで申し上げます。

マクスマラシステムズ
三橋　真人